Am liebsten sofort oder geht es auch gestern?

Wenn am anderen Ende der Leitung ein hektisches Schnaufen ertönt, wissen unsere Berater schon, was die Stunde geschlagen hat. Dann heißt es wieder: „Wir brauchen Ihr Angebot sofort! Wie, sofort geht nicht? Dann eben heute Nacht, spätestens morgen früh.“

Eines vorweg: Dieser Kommentar bezieht sich erfreulicherweise nicht auf unsere bestehenden Kunden, sondern auf spontane Anfragen. Aber worum geht es hier eigentlich?

Deadline übersehen – jetzt muss es schnell gehen

Die Situation ist immer ähnlich. Ein Marketingverantwortlicher hat eine Deadline übersehen und merkt nun, dass z. B. bald Jahresende ist und der Vertrieb noch eine zündende PR-Aktion erwartet oder in vier Wochen findet eine wichtige internationale Messe statt, die noch kommuniziert werden muss oder es dräuen einfach die Jahresgespräche mit den Budgetverhandlungen, die besagter Manager noch nicht vorbereitet hat. Ach ja, eine Agentur hat er auch noch nicht. Jetzt aber ran! Und die sollen schnell machen, ist schließlich eine Agentur.

Natürlich ist manche Standardanfrage dann auch schnell beantwortet, doch größere Angebote brauchen einfach ihre Zeit, schließlich sollen sie anschließend oft jahrelang unverändert die Zusammenarbeit zwischen Agentur und Kunde regeln. Die Angebote müssen also langfristig angelegt sein, da hilft kurzfristiger Aktionismus wenig.

Basisfragen vorab klären spart Zeit

Zudem ist unsere Erfahrung, dass just die Anfragen, bei denen der potenzielle Kunde besondere Dringlichkeit vermittelt, einige Basisanforderungen nicht erfüllen. In aller Regel können folgende Kernfragen nicht beantwortet werden:

  • Höhe des Budgets
  • Zu erreichende Zielgruppen
  • Ausgewählte Maßnahmen oder Maßnahmenbündel

Macht sich die Agentur trotzdem an die Arbeit, muss das Ergebnis einerseits zwangsläufig unspezifisch werden, andererseits ufert es aus, weil ja alles möglich ist. Teilweise fordert der Marketing- oder PR-Manager dies sogar aktiv ein, weil er meint, sich durch eine möglichst große Bandbreite des Angebotes abzusichern. Doch dies funktioniert eigentlich nie. Vielmehr werden die Angebote unglaublich umfangreich, die Kosten unnötig hoch und das ganze erreicht einen Grad an Komplexität, der nur noch schwer zu durchschauen ist.

Da ist der nächste Schritt nicht weit. Der potenzielle Kunde stellt ganz richtig fest: „Das versteht keiner, so kann ich das nicht vorlegen.“ Er holt in seinem Unternehmen Informationen zu Budget, Zielgruppen und Maßnahmen ein. Die Agentur legt ein neues Angebot vor. Nächste Runde – weiter eindampfen. Und so weiter und so fort. Unser Appell: Erst inhouse fragen, was wirklich gewünscht ist, dann die Kosten klären und eventuell beliebte Maßnahmen erfassen. Dann steht dem erfolgreichen Agenturbriefing nichts mehr im Wege. Der immense Nutzen eines geplanten Vorgehens: Beide Seiten sparen viel Zeit, und das Ergebnis ist direkt beschlussfähig.

Vielleicht bald Schutzgebühr

Um bei Anfragen den potenziellen Kunden zu motivieren, sich auch einzubringen, denkt ofischer communication momentan über eine Schutzgebühr für Großangebote und konzeptionsähnliche Angebote nach. Das könnten beispielsweise mindestens 250 Euro sein, bzw. ein Prozent des Auftragswertes. Diese Schutzgebühr würden wir dann bei Beauftragung selbstverständlich verrechnen.